El mejor software gratuito para administrar su negocio de arquitectura

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Como arquitecto, tendrá que ocuparse de muchas cosas, por ejemplo, diseñar sus proyectos. Los aspectos técnicos pueden ser lo último en lo que piensa, por lo que debe buscar las mejores aplicaciones gratuitas para administrar su negocio de arquitectura.

Pero, ¿cómo será la mejor aplicación y en cuál debería confiar? Después de todo, su negocio es esencial. Necesitas algo con un alto nivel de precisión. Si quieres mantener todo en orden pero no sabes por dónde empezar, nuestra guía te ayudará.

Dos aplicaciones no tendrán las mismas características, especialmente una aplicación gratuita. Con eso en mente, hay ciertas cosas que quizás desee considerar al elegir la mejor aplicación de administración de arquitectos para usar junto con sus otras herramientas de arquitecto.

Estas son algunas de las mejores aplicaciones gratuitas que puede usar como arquitecto:

Bonsai freelance toolset es una aplicación completa y es muy conocida por sus propuestas, formularios de admisión y plantillas de facturas para arquitectos. Si bien esta herramienta es un software pago, ofrecen una prueba gratuita que puede usar para probar su biblioteca de plantillas prefabricadas.

Bonsai tiene varias plantillas que puede usar para su negocio, incluidos contratos y propuestas. De esa forma, no tendrá que perder el tiempo creando documentos desde cero; la aplicación lo hace por ti.

Junto con sus plantillas gratuitas, aquí hay algunas otras categorías de características que tiene Bonsai:

Bonsai simplifica la facturación de sus clientes. Seleccione una plantilla prefabricada de su amplia biblioteca, personalícela y descárguela. El software le permite gestionar todo el proceso de facturación. Puede configurar fechas de facturación recurrentes o programadas, solicitar pagos atrasados, permitir pagos parciales e incluso agregar propinas.

Lanzarse como despacho o estudio de arquitectura es fundamental para atraer un flujo constante de nuevos clientes. Un documento de propuesta de aspecto profesional puede impresionar a sus clientes potenciales al realizar una presentación.

Las plantillas de propuestas de Bonsai tienen todas las secciones relevantes para vender a sus clientes. Los principiantes no deberían tener problemas para crear y enviar su primera propuesta.

Divide cada proyecto en una serie de tareas que necesitas hacer. Puede ser muy útil cuando tienes plazos que cumplir. Esta herramienta le permite mapear sus tareas y completar un proyecto. También le permite asignar las tareas apropiadas a las personas adecuadas. Nuestra herramienta de gestión de tareas garantiza que sus proyectos vayan según lo planeado.

Dependiendo del proyecto, es posible que esté lidiando con un presupuesto ajustado. Con las funciones Bonsai Cash y Bonsai Tax, puede usarlas para administrar el flujo de caja de su empresa. Bonsai Cash es una cuenta corriente que puede ser muy útil para pagos con tarjeta de crédito.

Bonsai Cash también ofrece una herramienta de sobres donde puede presupuestar su dinero. Puede reservar dinero para equipos comerciales, o puede configurarlo para que automáticamente retire el dinero de los impuestos. Bonsai Tax hará que sea más fácil reclamar sus deducciones cuando la temporada de impuestos esté a la vuelta de la esquina.

Para crear facturas precisas, debe saber cuánto tiempo dedica a una tarea. Por lo tanto, una función de administración del tiempo lo ayudará a realizar un seguimiento de su progreso de manera más eficiente. Con Bonsai, también tienes una herramienta de gestión del tiempo. El seguimiento de las horas asegurará que su papeleo sea preciso y que sus clientes sean facturados correctamente.

¿Tiene varias personas en su equipo supervisando proyectos? Asana puede ayudarte a cumplir con tus plazos. Asana usa listas de tareas pendientes que se pueden asignar a diferentes miembros de su equipo, creando un horario eficiente. También puedes establecer plazos para cada proyecto para que ningún miembro del equipo se quede atrás.

Asana te permite formar equipos donde los miembros pueden comunicarse entre sí. Los comentarios entre tareas también pueden mantener los proyectos más organizados. Puede compartir archivos con otras personas, por lo que no importa dónde se encuentre, no perderá ningún documento.

Asana cobra una tarifa de $ 10.99 si tiene más de 15 personas en su equipo. Sin embargo, si hay menos gente, es completamente gratis. Si recién está comenzando su negocio y no tiene muchos miembros del equipo para comenzar, Asana puede ayudarlo con las herramientas de administración del equipo.

Evernote, como su nombre indica, es una aplicación creada para ayudarte a gestionar tus notas e ideas. Ya sea que necesite un lugar para almacenar sus diseños o sus contratos, Evernote mantiene las cosas organizadas. No perderá el control de sus proyectos simplemente porque no sabe dónde los pone.

Con Evernote, puede crear listas de tareas y configurarlas todas dentro de un plazo. De esa manera, sabrá exactamente cuándo entregar un proyecto, atender a un cliente o simplemente encargarse de una tarea.

También se puede acceder a Evernote desde muchos rincones de la Tierra y puede crear carpetas. Esto le permite compartir documentos si tiene empleados en diferentes ubicaciones. Esto también puede ser muy útil si desea intercambiar notas e ideas con su cliente, sin necesariamente ir al lugar.

Como arquitecto, una de las tareas más problemáticas es revisar tus correos electrónicos a diario. Si tiene un grupo de clientes más extenso, ese número que ve junto a su bandeja de entrada puede ser un poco intimidante. Unroll.Me puede ser muy útil ya que le permite organizar y administrar este desorden de correo electrónico.

Hacer clic en cada correo electrónico por separado puede llevar mucho tiempo. Con esta aplicación, puede desplazarse por todo en un solo correo electrónico, sin perder tiempo. También lo ayuda a darse de baja fácilmente de correos electrónicos no deseados sin tener que pasar por cada enlace por separado.

La interfaz de Unroll.Me es muy fácil de usar. La configuración tarda unos minutos, después de lo cual puede ordenar el desorden con un solo clic. Las categorías son muy intuitivas, lo que las convierte en una buena opción para los diseñadores que recién están aprendiendo lo básico de esta herramienta.

Los arquitectos, especialmente aquellos que trabajan por cuenta propia, pueden tener dificultades para organizar su tiempo. Por ejemplo, si tiene una tarea con una fecha límite más larga, puede comenzar a posponer las cosas hasta que pierda el tiempo. Del mismo modo, puede estar tan absorto en una tarea que olvide cómo tomar un descanso.

Moosti está ahí para recordarte que respires. Puedes configurar tu tiempo de enfoque, las pausas cortas y largas, así como el tiempo que debes parar. Organiza tu tiempo en función de tu disponibilidad para que no trabajes horas extras (o menos de las que deberías).

Una cosa para recordar es que el Moosti no tiene un botón de repetición. Una vez que empiezas bien, tienes que llevarlo hasta el final. De lo contrario, tendrá que empezar de nuevo, lo que puede afectar su productividad. Mucha gente puede ver esto como un fracaso, pero es para mantener la vista en el premio.

¿Cuántas personas tienes trabajando en tu equipo? ¿Tienes que reunirte constantemente o enviar correos electrónicos por separado? ¿Qué tan importante es que obtengan acceso a sus planes lo más rápido posible?

Cuanto más rápido puedan ver los documentos que les conciernen, más fácil les resultará continuar con sus tareas. El problema es que no siempre tienes tiempo para enviar o revisar tus correos electrónicos. Si eres arquitecto, pasarás la mayor parte de tu tiempo diseñando. Por lo tanto, enviar el mismo correo electrónico a diferentes personas puede ser la menor de sus preocupaciones.

Aquí es donde Dropbox puede resultar útil. Puedes sincronizar Dropbox con ciertas carpetas en tu teléfono o computadora. De esa manera, cada vez que termine una idea, los otros miembros de su equipo y los gerentes de proyecto pueden verla lo más rápido posible. No habrá demoras no deseadas por falta de documentos.

Administrar sus finanzas puede ser complicado, especialmente si es nuevo en esta industria. Aquí es donde Wave puede ser útil. La aplicación puede realizar un seguimiento automático de sus gastos y flujo de efectivo, lo que garantiza que no gaste más de lo que gana.

Wave te permite descargar una factura por cada transacción que realices. Esto no solo ayudará a los clientes a mantener la tranquilidad, sino que también le permitirá mantenerse organizado. Cuando se acerque la temporada de impuestos, sabrá exactamente cuánto debe y qué deducciones puede recuperar.

Wave se puede integrar con una variedad de aplicaciones. De esa manera, puede colocar fácilmente toda su información en un solo lugar, lo que reduce la probabilidad de no cumplir con una fecha límite. La aplicación también le brinda acceso a las funciones de recursos humanos y nómina. De esa manera, puede estar seguro de que sus trabajadores reciben la compensación que les corresponde.

Google Drive ha existido por un tiempo, pero sigue siendo una herramienta beneficiosa para los arquitectos. Esta aplicación puede ayudarlo a sincronizar carpetas para que pueda cargar archivos en varios dispositivos. Ya sea que desee mover un archivo de su computadora portátil a su iPad o si desea compartirlo con un compañero de trabajo, Google Drive le proporcionará los medios.

Puede instalar la aplicación en su teléfono o tableta, agregar el software a su computadora o simplemente usar la versión del navegador. Todo lo que necesita es su correo electrónico y contraseña de Google, y está listo para comenzar.

El programa ofrece 15 GB de espacio de almacenamiento gratuito en la nube, que puedes usar como quieras. Esto suele ser suficiente, especialmente si almacena documentos y fotos en la plataforma. Si necesitas más, puedes optar por los planes de pago. Puede obtener hasta 2 TB de espacio de almacenamiento de Basic a Premium.

Si tiene problemas para mantener sus finanzas organizadas, pruebe Expensify. La aplicación le permite escanear recibos y procesar gastos sobre la marcha, lo que facilita el seguimiento de su presupuesto.

Estos procesos se pueden automatizar fácilmente, ahorrándole tiempo en el camino. Es muy simple de usar y su fácil integración apenas necesita una curva de aprendizaje. De esa manera, puede centrar su atención en las cosas que importan: diseñar sus diseños arquitectónicos.

Expensify ofrece una fácil integración con cualquier software de contabilidad que planee usar. Puede recibir informes de gastos en tiempo real, lo que le facilita invertir o usar su dinero correctamente. La aplicación es gratuita para hasta 25 SmartScans de recibos por mes.

Basecamp también es una buena aplicación para gestionar tus proyectos. Dicho esto, a diferencia de otras aplicaciones de administración, no se detiene en las listas de tareas pendientes. Tienes varias categorías a las que puedes unirte.

Con Basecamp, los miembros de su proyecto pueden unirse a salas de chat, consultar tableros de mensajes, consultar calendarios, ver listas de tareas pendientes y utilizar el sistema de registro recurrente. De esta forma, todos tendrán acceso a la información necesaria.

En su mayor parte, Basecamp es una aplicación gratuita y puede obtener todas las funciones básicas de administración de forma gratuita. También puede actualizar a Basecamp for Business si eso no es suficiente. Tendrá acceso a herramientas premium por una tarifa adicional.

la línea de fondo

Dirigir un negocio de arquitectura puede ser intimidante, especialmente considerando los gastos y el trabajo técnico. Después de todo, dibujar tus bocetos no es lo único que debes hacer como arquitecto. Afortunadamente, muchas aplicaciones pueden hacer que su trabajo sea mucho más fácil. Esperamos que nuestras sugerencias le ayuden a encontrar las herramientas adecuadas para usted.

Brandon Leuangpaseuth es un trabajador independiente de San Diego, CA. Le encanta escribir y compartir su conocimiento empresarial y valiosas herramientas.

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